Ohne dieses Team gäbe es keine glücklichen Hornberg-Gäste

 

Liebe Gäste und Freunde des Romantik Hotels Hornberg,

sie empfangen Sie mit einem herzlichen Lächeln, sind Ihre Ansprechpartner für jedes Anliegen, beantworten Ihre Fragen gerne und kompetent, kümmern sich auch um ausgefallene Wünsche und sind ein gewisser Weise das Herz unseres Hotels.

In jeder Organisation gibt es einen Punkt, an dem alles zusammenläuft, an dem alles koordiniert wird und an diesem Punkt finden Sie das Team der Rezeption Hornberg.

Immer wieder stellen wir Ihnen gerne die Menschen vor, die wesentlich dazu beitragen, Ihren Aufenthalt bei uns so angenehm wie möglich zu machen. Das Team vom Housekeeping haben wir Ihnen ja bereits vor einiger Zeit mit allen seinen Aufgaben ausführlich vorgestellt.

Heute blicken wir mit Ihnen ein weiteres Mal hinter die Kulissen und nehmen Sie mit auf eine Reise in die Aufgabenwelt der Rezeption.

 

Stellvertretender Direktor Manfred mit Rahel, der Leiterin der Rezeption

Es könnte sein, dass dies schon die erste Überraschung für Sie ist.
Gerade unsere Stammgäste kennen Manfred Spengler als den Leiter der Rezeption.
Manfred ist seit November 2010 im Hornberg.
Als Chef der Rezeption übernahm er immer mehr Tätigkeiten mit Management-Charakter, die weit über die klassischen Aufgaben einer Hotel Rezeption hinausreichten.

Wir trugen dieser Entwicklung Rechnung, indem wir eine neue Stelle schufen. So wurde zu Beginn diesen Jahres aus dem Chef der Rezeption der stellvertretende Direktor.

Rahel Meinen ist seit Dezember 2014 im Hornberg – und seit diesem Jahr die Leiterin der Rezeption Hornberg.
So hat Rahel das operative Geschäft bereits voll übernommen (sehr souverän übrigens) und gemeinsam mit Manfred gestaltet sie klare Zuständigkeiten, wo es noch fliessende Übergänge gibt.

Nun aber wird es Zeit, Rahel in den Vordergrund zu holen.
Sie kann sich voll und ganz auf ihr Team verlassen, das aus diesen (und weiteren) wundervollen Menschen besteht:

Von links nach rechts: Caroline, Belinda, Alex, Saskia, Rahel (und Manfred).
Sofia und in Kürze Lukas sind nicht abgebildet und gehören natürlich auch zum Team der Rezeption. Sollten Sie alle Teammitglieder kennenlernen wollen, dann sind diese nur einen Klick entfernt:

Das gesamte Team

 

Eben nicht nur Ansprechpartner für unsere Gäste

Wenn man an die Hotel Rezeption denkt, dann ist das für die meisten Gäste der Ort des Check-in und Check-out, wo man Hilfe bekommt, Antworten auf wichtige Fragen findet oder einfach ein herzliches Lächeln empfängt.

Doch die Aufgabenvielfalt ist grösser.

 

Tagesablauf und Aufgaben an der Hotel Rezeption

„Der Erste schliesst das Hotel auf“ – und sehr oft ist dies ein Mitglied vom Rezeptionsteam, das kurz vor Öffnung der Rezeption (7 Uhr) und gleich mit einem Rundgang startet, um beispielsweise die Kerzen anzuzünden, Blumen zu bestellen, die Lüftung anzuschalten und die Türen zu öffnen (was sich mit unserem neuen Schliess-System nun erübrigt).
Dabei immer ein kontrollierender Blick, ob alles für die Augen des Gastes perfekt aussieht und ob alle Lichter brennen und alle Informationen und Flyer bereit liegen.

Anschliessend werden die Service-Abrechnungen verbucht, der Vortagesabschluss erstellt und dann im System geschaut, welche tagesspezifischen Aufgaben anliegen.

Alle relevanten Informationen werden an den Service und die Küche weitergegeben.

Spätestens gegen 8.30 Uhr sind die aktuellen Tageszeitungen und Zeitschriften angekommen und das Team von der Rezeption sortiert diese entsprechend am Eingang zur Bar ein.

Einige typische Aufgaben im Überblick

• E-Mails checken, Anfragen beantworten oder weiterleiten.
• Check-out-Dokumente für abreisende Gäste zusammenstellen, insbesondere Abrechnungsbelege vorbereiten und die leckeren hausgemachten „Nidletäfeli“ oder ein anderes „Dankeschön“ (vom Team liebevoll verpackt) nicht vergessen.
• Per Mail/Telefon eingehende Reservierungen ins Reservierungssystem einpflegen oder bei Direktbuchung überprüfen.
• „Laufzettel“ für anstehende Veranstaltungen erstellen (Seminare, Bankette, Jahresprogramm-Veranstaltungen) und an die betroffenen Stellen geben.
• Gutscheinbestellungen bearbeiten, Gutscheine von Hand ausfüllen und versandfertig machen.
• Die gesamte Fakturierung durchführen, mit allen Belegen aus Bar, Service und Rezeption, Abrechnungen überprüfen.
• Reservierungen per Mail/Telefon im Restaurant werden sofort ins Reservationsbuch übertragen, was seinerseits die Grundlage für Service und Küche ist.
• Check-in-Liste für anreisende Gäste zusammenstellen und an diverse Abteilungen weiterleiten, mit besonderen Wünschen, wie glutenfreie oder laktosefreie Menüs oder extra Kissen im Zimmer.
• Speise-, Wein- und Getränkekarten erstellen, überprüfen, ausdrucken, weiterleiten an Service oder auch an externe Dienstleister, wie die Webseiten-Betreuer.
• Massagetermine oder Massage-Voucher einbuchen, Buchungen für Konzerte vornehmen, Tickets organisieren (Ski, Festival, Veranstaltungen, Gstaad Card…).
• Verwaltung von Velo-Helmen, Fahrrädern, Schlitten, Gesellschaftspielen, Tiefgaragenplätzen.
• In 3 Sprachen, immer gut gelaunt, das Hornberg gegenüber dem Gast repräsentieren.

Weitere Aufgaben

• Kurze Aushilfe im Service-Team, beispielsweise den Hauptgang an den Tisch zu bringen, wenn Restaurant und Bankett-Räume voll belegt sind.
• Alle Informationen aus den anderen Bereichen verarbeiten, weiterleiten und sich ergebende Aufgaben überwachen.
• Aushang von Informationen, wie unserem Abendmenü, technische Probleme aller Art lösen.
• Kreative Ideenfindung für Events im Hornberg, externe Dienstleister und Termine koordinieren.
• Anmeldungen zu Veranstaltungen unseres Jahresprogramms und dem Wochenprogramm entgegennehmen, Teilnehmerinformationen schreiben, Sonderlösungen finden, improvisieren.

Immer wieder neue Aufgaben und neue Kompetenzen

Rahel erlebte mit dem gesamten Team gleich eine erste Herausforderung:
das neue Schlüsselkarten-System.
Ein perfektes Beispiel für die enorme Flexibilität des Teams:

• Eine neue Software für die Schlüsselkarten bedienen lernen,
• Fragen der Gäste (und Mitarbeiter) zum neuen System beantworten,
• Problemlösungskompetenz zum Thema Schlüsselkarten aufbauen.

Das Team an der Rezeption muss ständig dazulernen, sich ständig verbessern und intern optimieren.
Klar, das müssen alle anderen Bereiche auch.
Vielleicht erscheint das Ausmass an der Rezeption grösser, denn die Rezeption ist zumeist in direktem Kontakt mit den Gästen.

 

Ohne Rezeption keine glücklichen Hornberg-Gäste?

Das Team der Rezeption zeichnet sich durch enorme Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, psychologisches Geschick und Genauigkeit aus. Die Rezeption ist das Gesicht, das Herz und das Gehirn unseres Hotels. Alle anderen Bereichen werden mit Informationen versorgt, versorgen ihrerseits die Rezeption mit allem Wichtigen und so laufen tatsächlich alle Fäden bei der Rezeption zusammen.

Jeder Hornberg-Bereich ist für sich betrachtet eine super funktionierende Einheit. Doch das Hornberg ist mehr als die Summe aller dieser Bereiche.
Was die Gäste als „das Gesamtpaket Hornberg“ erleben, wird in weiten Teilen von der Rezeption ermöglicht.

So gesehen, gäbe es ohne dieses Team keine glücklichen Hornberg-Gäste (und auch keine zufriedenen Mitarbeiter).

Dafür senden wir Dir Rahel, und Deinem Team, auf diesem Wege ein GROSSES DANKE!

 

Herzlichst und mit Freude

Brigitte & Christian Hoefliger – von Siebenthal

 

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